Privacyverklaring
Inleiding
Scale Professionals BV (“wij”, “we” of “Scale”), gevestigd aan Beegdenstraat 2, 6004JV te Weert, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.
Deze privacyverklaring legt uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en waarom, ongeacht of u kandidaat bent die door ons wordt bemiddeld of geadviseerd, cliënt van onze consultancydiensten, leverancier of zelfstandige die diensten aan ons levert, referentie- of noodcontactpersoon van een van onze kandidaten of medewerkers, of bezoeker van onze website.
Wij vinden de bescherming van uw persoonsgegevens belangrijk en verwerken uw gegevens zorgvuldig, in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG.
Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen, bijvoorbeeld wanneer onze dienstverlening verandert of wet- en regelgeving daartoe aanleiding geeft. De meest actuele versie vindt u altijd op www.scaleprofessionals.nl.
1. Contactgegevens
Scale Professionals BV
- Adres: Beegdenstraat 2, 6004JV te Weert
- KVK-nummer: 42094985
- E-mailadres: info@scaleprofessionals.nl
- Website: www.scaleprofessionals.nl
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Welke gegevens wij van u verwerken, hangt af van de relatie die u met Scale Professionals BV heeft. Hieronder maken wij onderscheid tussen de verschillende categorieën betrokkenen.
2.1 Kandidaten / Professionals
Indien wij u bemiddelen of adviseren met het oog op een functie, opdracht of plaatsing bij een van onze cliënten, of indien u bij ons solliciteert, verwerken wij — afhankelijk van de situatie en uitsluitend voor zover relevant — de volgende gegevens:
- Naam, geboortedatum en contactgegevens;
- Curriculum vitae, opleidingsgegevens en arbeidsverleden;
- Pasfoto (indien door u verstrekt);
- Gegevens over werkvergunning/verblijfsstatus, voor zover relevant voor de functie;
- Burgerservicenummer (BSN) en andere fiscale gegevens, uitsluitend wanneer wij hiertoe wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld voor loonadministratie bij plaatsing via payroll, of identiteitsverificatie);
- Financiële gegevens, indien relevant voor de uitvoering van de opdracht (bijvoorbeeld bankrekeningnummer voor uitbetaling van een vergoeding);
- Referentiegegevens en contactgegevens van referenten;
- Contactgegevens van een noodcontactpersoon, indien u deze aan ons verstrekt;
- Resultaten van assessments, vaardighedentests of (indien van toepassing en met uw toestemming) een verklaring omtrent het gedrag (VOG);
- Informatie die u zelf met ons deelt, bijvoorbeeld via e-mail, telefoon of een gesprek;
- IP-adres en gebruiksgegevens van onze website, indien u via de website met ons in contact komt.
Bijzondere persoonsgegevens (zoals gezondheidsgegevens, gegevens over strafrechtelijk verleden, of gegevens waaruit ras, etnische afkomst, religie of seksuele gerichtheid blijkt) verwerken wij uitsluitend indien dit noodzakelijk is voor de functie waarop u solliciteert of de opdracht waarvoor wij u bemiddelen, indien dit wettelijk is toegestaan, en in beginsel alleen met uw expliciete toestemming.
2.2 Cliënten / Partners
Bent u cliënt/partner van Scale Professionals BV of werkzaam bij een organisatie die onze consultancydiensten afneemt, dan verwerken wij doorgaans een beperkte set gegevens:
- Naam, functie en contactgegevens van contactpersonen binnen uw organisatie;
- Gegevens over de overeenkomst, gesprekken, afspraken en de geleverde diensten;
- Facturatie- en (indien relevant) financiële gegevens van uw organisatie;
- Informatie die u of uw collega’s met ons delen in het kader van de dienstverlening;
- Gegevens over uw gebruik van onze website en digitale communicatie met ons, voor zover relevant om onze dienstverlening en marketing op u af te stemmen.
2.3 Leveranciers en zelfstandigen (zzp’ers)
Van leveranciers, freelancers en zelfstandige opdrachtnemers die diensten aan Scale Professionals B.V. leveren, verwerken wij:
- Naam en contactgegevens van de contactpersoon of zelfstandige;
- Bankgegevens, ten behoeve van betaling voor geleverde diensten;
- Burgerservicenummer (BSN) en fiscale gegevens, indien wettelijk vereist voor onze administratie- en aangifteverplichtingen (bijvoorbeeld in verband met de Wet DBA of btw-/ICP-aangifte);
- KVK-gegevens, indien van toepassing;
- Overige gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van de overeenkomst.
2.4 Referenten en noodcontactpersonen
Van personen die door een kandidaat zijn opgegeven als referent of als contactpersoon voor noodgevallen, verwerken wij uitsluitend basale contactgegevens (naam, telefoonnummer, e-mailadres en, waar relevant, de relatie tot de kandidaat).
2.5 Websitebezoekers
Wanneer u onze website bezoekt, verwerken wij een beperkte hoeveelheid gegevens om de website goed te laten functioneren en, voor zover van toepassing, om ons inzicht te geven in het gebruik van de website. Het gaat hierbij om functionele en analytische cookies; zie hoofdstuk 9 voor meer informatie.
3. Met welk doel en op basis van welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?
De AVG vereist dat iedere verwerking van persoonsgegevens gebaseerd is op een wettelijke grondslag. Scale Professionals BV baseert haar verwerkingen, afhankelijk van de situatie, op een van de volgende grondslagen: (a) uitvoering van een overeenkomst, (b) een wettelijke verplichting, (c) toestemming, of (d) een gerechtvaardigd belang. Onderstaand overzicht licht dit per categorie betrokkene en doel toe.
| Categorie | Doel van de verwerking | Grondslag (AVG) |
|---|---|---|
| Kandidaten | Bemiddeling/advies met het oog op een functie of opdracht; matchen aan vacatures; communicatie over kansen | Uitvoering van overeenkomst / gerechtvaardigd belang |
| Kandidaten | Verificatie van referenties, diploma’s en (waar toegestaan) achtergrond | Gerechtvaardigd belang / uitvoering overeenkomst |
| Kandidaten | Loonadministratie, facturatie, fiscale verplichtingen | Wettelijke verplichting |
| Kandidaten | Diversiteitsmonitoring en gelijke kansen (geanonimiseerd waar mogelijk) | Toestemming (expliciete opt-in) |
| Cliënten | Uitvoering van de consultancyovereenkomst; contractbeheer; facturatie | Uitvoering van overeenkomst |
| Cliënten | Relatiebeheer, klanttevredenheidsonderzoek, gerichte informatie over onze dienstverlening | Gerechtvaardigd belang |
| Leveranciers/zzp’ers | Inkoop van diensten, betaling, fiscale administratie | Uitvoering van overeenkomst / wettelijke verplichting |
| Referenten/noodcontacten | Contact opnemen voor referentiecheck of in noodgevallen | Gerechtvaardigd belang |
| Websitebezoekers | Goede werking en analyse van de website | Gerechtvaardigd belang / toestemming (cookies, zie hfst. 9) |
Voor verwerkingen die wij baseren op ons gerechtvaardigd belang, hebben wij steeds een belangenafweging gemaakt: wij zijn van mening dat onze belangen bij de verwerking (zoals het goed kunnen uitvoeren van onze dienstverlening) zwaarder wegen dan een eventuele inbreuk op uw privacy, en dat de verwerking redelijkerwijs binnen uw verwachting valt gezien onze relatie. U heeft het recht om hiertegen bezwaar te maken; zie hoofdstuk 7.
4. Geautomatiseerde besluitvorming
Scale Professionals BV neemt geen besluiten die aanzienlijke gevolgen kunnen hebben voor personen uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerkingen (zonder menselijke tussenkomst). Alle beslissingen in ons selectie- en adviesproces worden door onze medewerkers genomen.
5. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doelen waarvoor ze zijn verzameld, en houden daarbij rekening met eventuele wettelijke bewaarplichten.
| Categorie | Bewaartermijn |
|---|---|
| Kandidaatgegevens (na laatste betekenisvol contact) | 2 jaar (sollicitatiecode) |
| Gegevens van afgewezen sollicitanten (zonder toestemming voor langer bewaren) | 4 weken (na afronding sollicitatieprocedure) |
| Cliëntgegevens | 7 jaar (fiscale bewaarplicht, art. 52 AWR) |
| Factuur- en financiële gegevens (leveranciers/zzp’ers) | 7 jaar (fiscale bewaarplicht, art. 52 AWR) |
| Gegevens referenten/noodcontacten | Zolang de onderliggende kandidaat-/personeelsrelatie loopt, daarna verwijderd |
| Sollicitatie- of contractdossiers met BSN/kopie ID | Uitsluitend voor gegevens die nodig zijn voor de loonadministratie: doorgaans 7 jaar na afloop van het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking eindigt (fiscale bewaarplicht, art. 52 AWR) |
Na het verstrijken van de bewaartermijn worden de gegevens verwijderd of geanonimiseerd, tenzij wij wettelijk verplicht zijn ze langer te bewaren (bijvoorbeeld in verband met een fiscale controle of een lopend juridisch geschil).
6. Met wie delen wij persoonsgegevens?
Scale Professionals B.V. deelt persoonsgegevens uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening, om te voldoen aan een wettelijke verplichting, of met uw toestemming. Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derden.
- Cliënten, voor zover dit noodzakelijk is om u te kunnen voorstellen voor een functie of opdracht (kandidaatgegevens);
- Onderaannemers en dienstverleners die ten behoeve van ons diensten verlenen, zoals IT-hosting, salarisadministratie of e-mailmarketing, en met wie wij — waar vereist — een verwerkersovereenkomst hebben gesloten;
- Toezichthouders, fiscale autoriteiten of andere overheidsinstanties, indien wij hiertoe wettelijk verplicht zijn;
- Adviseurs (zoals accountants of juristen), voor zover noodzakelijk voor hun dienstverlening aan ons.
Wij verwerken of laten geen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte (EER).
7. Welke rechten heeft u?
Op grond van de AVG heeft u verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. U kunt deze rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via de contactgegevens in hoofdstuk 1.
- Recht op inzage
- U kunt ons vragen te bevestigen of en welke persoonsgegevens wij van u verwerken.
- Recht op rectificatie
- U kunt ons vragen onjuiste of onvolledige gegevens te corrigeren.
- Recht op verwijdering
- U kunt ons in bepaalde gevallen vragen uw gegevens te wissen.
- Recht op beperking van de verwerking
- U kunt ons in bepaalde gevallen vragen de verwerking van uw gegevens (tijdelijk) te beperken.
- Recht op overdraagbaarheid (dataportabiliteit)
- Voor gegevens die u zelf aan ons heeft verstrekt en die wij verwerken op basis van toestemming of overeenkomst, kunt u vragen deze in een gestructureerd, gangbaar formaat te ontvangen.
- Recht van bezwaar
- U kunt bezwaar maken tegen verwerking die wij baseren op ons gerechtvaardigd belang, of tegen verwerking voor direct marketing.
- Recht om toestemming in te trekken
- Indien een verwerking is gebaseerd op uw toestemming, kunt u deze op elk moment intrekken, zonder dat dit afdoet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.
Om er zeker van te zijn dat een verzoek tot inzage door u zelf is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak op deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone), paspoortnummer en BSN onleesbaar, ter bescherming van uw privacy. Wij reageren binnen vier weken op uw verzoek.
U heeft tevens het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit kan via: autoriteitpersoonsgegevens.nl.
8. Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens?
Scale Professionals B.V. neemt passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging van uw persoonsgegevens tegen te gaan.
- Versleutelde verbindingen (TLS/SSL) voor gegevensoverdracht via onze website;
- Toegangsbeperking tot persoonsgegevens op basis van functie (‘need to know’);
- Technische beveiliging zoals tweefactor authenticatie tot interne omgevingen.
Vermoedt u misbruik, verlies of onbevoegde toegang tot uw persoonsgegevens, neem dan onmiddellijk contact met ons op via de gegevens in hoofdstuk 1.
9. Cookies en vergelijkbare technieken
Scale Professionals B.V. gebruikt op haar website uitsluitend functionele en analytische cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij uw eerste bezoek aan onze website wordt opgeslagen in de browser van uw computer, tablet of smartphone.
Functionele cookies: noodzakelijk om de website goed te laten functioneren, bijvoorbeeld om uw voorkeuren te onthouden. Deze cookies kunnen niet worden uitgeschakeld zonder dat dit de werking van de website beïnvloedt.
Analytische cookies: stellen ons in staat te zien hoe bezoekers onze website gebruiken, zodat wij deze kunnen verbeteren. Voor zover deze cookies een beperkte impact hebben op uw privacy (bijvoorbeeld geanonimiseerde, privacyvriendelijk ingestelde analytics), is hiervoor mogelijk geen toestemming vereist; in andere gevallen vragen wij hiervoor uw toestemming via onze cookiebanner.
Wij gebruiken geen tracking- of advertentiecookies en plaatsen geen social media-plug-ins die uw gedrag op andere websites volgen.
U kunt cookies weigeren of verwijderen via de instellingen van uw browser. Zie voor meer informatie: veiliginternetten.nl.
10. Minderjarigen
Onze dienstverlening is gericht op professionals en richt zich niet op personen jonger dan 16 jaar. Wij verzamelen niet bewust gegevens van personen onder de 16 jaar. Indien u vermoedt dat wij zonder toestemming van een ouder of voogd gegevens van een minderjarige hebben verzameld, neem dan contact met ons op via de gegevens in hoofdstuk 1; wij zullen deze gegevens dan verwijderen.
11. Verantwoordelijke en wijzigingen van deze privacyverklaring
Scale Professionals B.V. is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. Voor vragen of opmerkingen kunt u contact opnemen via info@scaleprofessionals.nl.
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. Wij raden u aan deze verklaring regelmatig te raadplegen, zodat u op de hoogte blijft van eventuele wijzigingen.